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駄ブログ

最近ほかの人のブログばかり読んでて更新が進まない駄文を並べるためのブログ

確認や催促のメールを送るときに角の立たない便利な書き方って無いかな?

最近は仕事の連絡のやり取りも、電話よりメールを使うことが多いと思うんですが。

私がその文面の書き方に悩んでしまうのが、“スケジュールの確認”や“依頼した業務の進捗の確認”でして。

例えば

「先に打ち合わせのとおり、○月○日にミーティングを行いますので、よろしくお願いします」

というようなメールをしたのに、相手からの返事がまったく無い場合。

期日が近づいてくると、「大丈夫かな?忘れてんじゃないかな?」とか心配になるものでして。

念のため、確認のメールを送ろうと思うんですが、気の小さい私の場合チョット迷ってしまうんですよね。

忙しい最中だったりしたら、「2度もスケジュール確認のメールなんか送って鬱陶しいと思われないかな?」とか。

あるいは、その確認メールの内容にしても、できるだけ「忘れてんじゃないの?」という疑いの気持ちが表れないようにしようとか。

なんか考え過ぎと言われそうですが、いろいろと気になってしまうんですよ。

それから、コチラから依頼した業務についての確認や催促のメールになると、お願いしてる立場としてさらに卑屈になってしまいまして。

黙っててもマメに進捗を知らせてくれるような相手なら、そんな心配や気兼ねをする必要は無いんですが。

完了するまで何の連絡も無く、ただただ待ち続けるしかなかったりすると、やっぱり不安になるんですよね。

「何かトラブってないかな?」とか、「まさか忘れてないよね?」とか。

そういうときも確認や催促のメールを送ろうと思うんですが、スケジュール確認のときよりもさらに頭を悩ませてしまうわけで。

だってコチラから依頼してるんで、あまり高圧的に「大丈夫か?」とか「ちゃんとやってるの?」みたいな感じにはできないし。

何とか苦労して、へりくだったような内容のメールを書いても、「分かってるよ、今やってるよ!」風の“ヘソを曲げてる感”満載の答えが返ってきたりすることもありまして。

どうにも厄介で、そういうメールを送るのって苦手なんですよね。

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その点、英語には便利な慣用句がありまして、以前お客さんが外資系の会社で、たまに英文メールのやりとりをしてたときはよく使ってたんですが。

「This is just a gentle reminder.」

って書くんですね。

日本語で直訳だと「これはチョットした優しい思い出させるためのモノです」と変な表現になりますが、意味としては「これは念のための確認ですが・・・」といった感じですかね。

日本語の文章ではピッタリとした表現の見当たらない、英語独特の文章というか書き方だと思うんですが。

私にとってはとても便利な魔法の呪文でして、前述のような場合の確認や催促のメールには全て、何も考えずにこの一文を付けて送ってました。

英語が苦手な私ですが、このときだけは「英語って便利だなー」と感謝の気持ちで一杯だったんですがね。

もしかしたら外国人でも、中には「うるせーな、分かってるよ!」と感じる人もいたのかも知れませんが。

とにかく私が重宝してた、この便利な一文に当てはまるような日本語って無いんですよね。

最近では「リマインダー」という言葉が割と通用するようになったんで、メールの件名の先頭に【リマインダー】と付けておけば、とりあえずはあまり角が立たないかなとか思ったりもしてますが。

それでもやっぱり、相変わらず少しドキドキ・ビクビクしながら、確認のメールを送信するのでした。

といったところで、今回はいじょ!

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